Tietosuojaseloste

Etusivu > Tietosuojaseloste

Tämä on yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Helsingin Seudun Journalistit ry:n jäsenille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.
(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, 12 ja 13 artikla) 

Henkilötietojen käsittelijä 

Helsingin Seudun Journalistit ry, HSJ
Y-tunnus: 0222478-8
osoite: Lönnrotinkatu 25/5. krs, 00180 Helsinki

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa

Jaana Virtanen, hallintopäällikkö, jaana.virtanen@hsj.fi Kaija Plit, toiminnanjohtaja, kaija.plit@hsj.fi

Kenen tietoja käsittelemme? 

  • Jäsenet
  • Palveluntoimittajat
  • Sidosryhmät
  • Henkilökunta
  • Työnhakijat 

Mistä saamme tiedot? 

  • Jäsenen tiedot saamme jäseneltä itseltään ja Suomen journalistiliiton jäsenrekisteristä
  • Palveluntoimittajan tiedot saamme tältä itseltään
  • Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään tai julkisista tietolähteistä
  • Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään
  • Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi? 

  • Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa.
  • Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
  • Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.
  • Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.
  • Rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.

Henkilötietojasi voidaan säilyttää joissakin tilanteissa tätä pidempään. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuusuuden vanhenemisaika, joka yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai sen havaitsemisesta lukien.

Huom 2! Kaikki yhdistyksen itse tuottama, yhdistyksen toimintaan liittyvä aineisto säilytetään pysyvästi. Tällaista aineistoa ovat mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat.

Näitä tietoja käsittelemme 

Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, esimerkiksi:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Työnantaja
  • Henkilötunnus
  • IP-osoite
  • Ammattinimike

Oikeutesi 

Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Rekisterin tietolähteet ovat Suomen Journalistiliiton jäsenrekisteri ja jäsen itse. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyynnössä tulee yksilöidä mihin ja milloin syntyneeseen materiaaliin pyyntö kohdistuu.

Miksi käsittelemme tietojasi ja millä perusteella? 

Yhdistys käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on jäsenpalvelujen tuottaminen yhdistyksen jäsenille. Yhdistys ylläpitää keskitetysti yhdistyslain 11 § mukaista luetteloa jäsenistään. HSJ:n jäsenten jäsenluetteloa ylläpidetään Suomen Journalistiliiton jäsenrekisterissä. Tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamisessa ja ammattiliiton toiminnassa sekä jäsenetujen hoitamisessa. Yhdistyksen yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa jäseniin markkinointia, jos jäsen on tähän suostunut. Muista kuin jäsenistä keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.

Kuka muu käsittelee tietojasi? 

Yhdistys käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat keväällä 2018 mm.:

  • Jäsenlehti Lööpin painaja/postittaja Grano Oy
  • Elisa Oyj, yhdistyksen virallisen sähköpostin palveluntarjoaja
  • Tapahtumakone Oy, ilmoittautumisjärjestelmän toimittaja

Säännönmukaisia luovutuksia tai siirtoja tehdään jäsenetujen osalta ja ainoastaan niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista jäsenelle. Tietojen luovuttaminen tarkoittaa sitä, että vastaanottaja voi käyttää tietoja esimerkiksi omassa markkinoinnissaan. Tietoja siirrettäessä vastaanottaja saa käyttää tietoja vain yhdistyksen ohjeiden mukaan. Tietoja siirretään tai luovutetaan vain tarvittavassa laajuudessa, eli esimerkiksi lehden painavalle taholle ainoastaan jäsenen nimi ja osoite.

Kuinka suojaamme tietosi? 

Suojaamme internetyhteyden (https)

Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä arkistossa, jonne on pääsy vain henkilötietojen käsittelyyn oikeutetuilla työntekijöillä.

ATK:lla käsiteltävät tiedot:

Digitaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään erillisissä tietokannoissa, jotka on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä.

Tietoja saavat käyttää yhdistyksen jäsentietoja hoitavat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävien hoitamiseen.

Rekisteriin merkityt tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.